La scuola privata BRiTiSH SCHOOL International House di Reggio Calabria è completamente gestita attraverso un sistema informatico integrato, al di là del consueto registro elettronico. L’Istituto, già molti anni fa, aveva intrapreso il processo di informatizzazione che lo aveva portato un po’ alla volta alla sostituzione di carta, classificatori e scaffalature, a vantaggio di PC e varie tipologie di software gestionale, opportunamente aggiornati nel tempo.
Tuttavia, fino a pochi anni fa, la direzione lamentava la difficoltà di integrazione tra i vari programmi, con la conseguente distribuzione dei dati in più sistemi eterogenei, nonché una suddivisione in compartimenti stagni che manteneva completamente staccate le procedure didattiche da quelle amministrative e da quelle relative alla gestione di aule, insegnanti e studenti.
Il management riscontrava inoltre la difficoltà di ottenere con facilità dati abbastanza semplici come i ritardi nei pagamenti o di acquisire un test d’ingresso svolto qualche tempo prima da un potenziale studente, oltre e prendere atto che gli addetti amministrativi si trovavano costretti ad impiegare gran parte del loro tempo per eseguire operazioni abbastanza semplici ma assolutamente ripetitive.
Iniziò quindi il processo che portò la scuola, nell’arco di tre anni, a sviluppare ed utilizzare WebSchool, un unico sistema per la gestione di tutti gli aspetti sia didattici che amministrativi della scuola.
L’abbandono del server fisico in sede, con i relativi problemi di connettività, assistenza sistemistica e manutenzione per un ben più vantaggioso sistema in cloud, consentì poi l’accesso, l’immissione e la consultazione dei dati in mobilità, anche con tablet e smartphone.
In sintonia con il detto che l’appetito vien mangiando, qual processo iniziato per soddisfare alcune esigenze ben specifiche, continuò negli anni successivi con l’acquisizione di un sistema integrato in grado di gestire i test di ingresso e i flussi contabili, generare le fatture, anche quelle elettroniche per la pubblica amministrazione, evidenziare i sospesi, calcolare le spettanze del personale docente, per giungere all’acquisizione on line (e relativi pagamenti) delle iscrizioni per le sessioni degli esami Cambridge English, sia da parte di privati che dei partner esterni.
Poniamo alcune domande al Direttore della BRiTiSH SCHOOL International House di Reggio Calabria.
Quali sono state le principali motivazioni alla base del processo di informatizzazione della scuola?
“La motivazione principale è stata la ricerca della qualità nell’insegnamento.
Sentivamo l’esigenza di seguire in maniera sempre più accurata ed approfondita l’apprendimento dei nostri studenti, al fine di garantire a ciascuno il raggiungimento dei massimi risultati possibili. Solo l’organizzazione e la gestione integrata di tutte le informazioni che avevamo a disposizione ci avrebbe dato la possibilità di conoscere le esigenze e le specificità del singolo e di personalizzare quindi gli interventi formativi. La “molla” motivazionale prioritaria è stata quindi la volontà di realizzare uno strumento che ci consentisse di supportare al meglio i nostri studenti.
Poi ovviamente c’è stato anche un tema di efficienza. Volevamo rendere i principali processi della nostra scuola più semplici, snelli e veloci.“
Quali sono stati gli ostacoli più ardui da superare?
“Spesso i sistemi informatici funzionano benissimo, ma sono “scollegati” dalla realtà; fanno bene le cose, ma non sono quelle che ti servono davvero per gestire la tua organizzazione.
La scuola è un’entità molto più complessa ed articolata di quel che può apparire all’esterno.
La difficoltà maggiore è stata quindi quella di riuscire a definire procedure informatizzate, e quindi necessariamente semplificate, ma in grado di supportare concretamente la gestione operativa della scuola. E’ stata una sfida che ha richiesto moltissima determinazione e creatività.
Solo una strettissima collaborazione tra chi per anni ha vissuto e gestito la scuola giorno per giorno e gli sviluppatori ha reso possibile il raggiungimento di un sistema così efficace e completo.
Il fatto che tante altre scuola in Italia stiano ora usando tale sistema gestionale significa che la sfida è stata vinta.“
Qual è stato il gradimento di WebSchool da parte di impiegati, docenti e studenti?
“All’inizio c’è stato da parte di tutti (in particolare all’interno della scuola) uno shock. Cambiare e rendere più “guidate” le procedure fa sempre un po’ paura…. Ma ora nessuno di noi si sognerebbe più di stampare un report cartaceo o farebbe a meno di Web School. Il sistema gestionale è diventato un elemento chiave della nostra organizzazione.“
Quali, sinteticamente, possono essere definiti i vantaggi ottenuti?
“Ve ne dico tre:
- Conosciamo meglio i nostri studenti.
Tutti i dati, sia quelli più recenti che quelli storici sono aggregati e resi immediatamente disponibili. In un “touch” abbiamo per ciascuno studente tutte le informazioni sul suo percorso formativo: risultati dei test intermedi di apprendimento e degli esami, report e note didattiche da parte degli insegnanti, assenze, ritardi e mancato svolgimento degli homework, specifiche esigenze o difficoltà nell’apprendimento, comunicazioni da parte dei genitori. Sappiamo sempre ed in tempo reale a che punto è il percorso didattico di ciascuno. - Siamo più veloci.
Un dato su tutti. Prima dell’adozione di Web School la predisposizione dei report didattici che vengono realizzati per ciascuno studente più volte l’anno, richiedeva circa 45 min. Ora il tempo medio si è abbassato a 15 min per report. - Sbagliamo meno.
In generale siamo ancora molto meglio noi uomini dei computer e lo saremo sempre! … ma su alcune attività (in particolare quelle ripetitive) non c’è partita. Sbagliare meno significa dare un servizio migliore e poter dedicare più tempo ai nostri studenti invece che a rimediare agli errori.“
Quale sarà il prossimo passo ?
“Potrei anticiparvelo… ma lasciamo che a scoprirlo ed a beneficiarne per primi siano in nostri studenti …!“
Per maggiori informazioni:
Articolo sponsorizzato da WebSchool, il software per gestire una scuola privata
